Manuale GoPlanner Time per gli operatori

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I PARAMETRI AZIENDALI

Come accedo alla pagina:

Dopo aver inserito i dati anagrafici dell’azienda, si devono settare:

Timeslot Calendario, ovvero l’intervallo di precisione oraria che sarà visualizzata nei vari Calendari; può essere da 1 a 60 minuti. Il valore di default è 30 minuti.

I parametri d’arrotondamento: MIA, MIR, MUA e Arrotondamento in eccesso; si veda la sezione Parametri di arrotondamenti

 

flessibilità giornaliera: rappresenta il numero di minuti con cui si può iniziare a lavorare in  ritardo e finire in ritardo rispetto al proprio turno; ad esempio con una Flessibilità giornaliera di 60 minuti, un dipendente può iniziare a lavorare dalle 8.00 alle 9.00 e finire dalle 17.00 alle 18.00; in questa sezione si parametrizza la Flessibilità giornaliera aziendale, questo parametro può comunque essere personalizzato per ogni singolo dipendente

Flessibilità mensile: rappresenta il massimo minuti di debito o credito banca ore cumulabili in un mese

Mese e giorno inizio anno fiscale: rappresenta la data in cui inizia un anno fiscale; tipicamente per le aziende commerciali corrisponde al 1. Gennaio, per gli Istituti scolastici il 1. Settembre

Default giustificativo assenza: è il giustificativo d’assenza predefinito che viene utilizzato per l’elaborazione automatica delle presenze. Quando il sistema TAP&GO rileva che un Dipendente era assente durante un orario pianificato, assegna automaticamente il giustificativo di assenza predefinito (ad es. “assenza ingiustificata", “debito banca ore", ecc). Ovviamente questo giustificativo può essere modificato successivamente (assegnando ad es. “malattia", “permesso breve", ecc.)

Default giustificativo eccedenza: è il giustificativo per le ore straordinarie predefinito che viene utilizzato per l’elaborazione automatica delle presenze. Quando il sistema TAP&GO rileva che un Dipendente ha svolto un lavoro straordinario, assegna automaticamente questo giustificativo. Tipicamente questo può essere di due tipologie: straordinario o credito banca ore.

Conguaglio Banca ore: settando questo parametro si indica al sistema TAP&GO di compensare automaticamente la banca ore giornaliera. Ad esempio se un dipendente un giorno ha fatto 30 minuti di assenza la mattina (debito banca ore) e ha lavorato 45 minuti in più (credito banca ore) nel pomeriggio, il processo di elaborazione presenze assegna per questo giorno 15 minuti di baca ore credito

Riconoscimento Automatico Turno: se abilitato permette al sistema di assegnare in automatico il turno al dipendente

Gestione aziende esterne: se abilitato permette di gestire le aziende esterne ( aggiunge il campo azienda nel menu admin )

I CONTRATTI

Come accedo alla pagina:

In questa sezione si possono inserire le tipologie di contratti lavorativi usati dall’azienda, ad esempio contratto a tempo indeterminato, part-time 50%, part-time 70%, apprendistato, ecc.

Cliccare su “aggiungi" in alto a destra e si compilano i dati richiesti.

[a breve] Specifica del monte ore settimanale

 

Nota: ogni tipo di contratto può avere dei Codici Giustificativi specifici. Ad esempio, i contratti part time possono avere un codice giustificativo specifico per lo straordinario settimanale. Si veda anche la sezione 9. Giustificativi.

LE SEDI

Come accedo alla pagina:

Un’azienda può avere una o più Sedi operative geograficamente dislocate: Le sedi sono utilizzate a fini di raggruppamento dei dipendenti e di pianificazione. Osserviamo che ad ogni sede si può abbinare un Calendario delle festività locali tramite http://panel.smart-tap.it/Festivita.

Cliccare su “aggiungi" in alto a destra e si compilano i dati richiesti.

LE POSTAZIONI

Come accedo alla pagina:

In una sede ci possono essere una o più postazioni, ad esempio le postazioni “Ingresso", “Uffici", “Magazzino", ecc…

Cliccare su “aggiungi" in alto a destra e si scrive il nome della Postazione e si sceglie la Sededi competenza.

I TIMBRATORI

Come accedo alla pagina:

Nella pagina dei Timbratori si gestiscono i terminali usati per la rilevazione delle presenze.

I tipi di terminali supportati da TAP&GO sono i seguenti:

  • SmartTAP
  • iGuard serie LM520
  • Zucchetti Axess: X1/X2, SuperTrax, SuperGlass
  • Promag Giga: TR515, ER750
  • Perco: tornelli KT-05 e KT-05

AZIENDA ESTERNA

Come accedo alla pagina:

Nella pagina dei Azienda Esterna si gestiscono le aziende esterne che saranno associate ai dipendenti 

Cliccare su “+ Aggiungi" in alto a destra per aggiungere una nuova azienda. 

L’unico campo obbligatorio è la Ragione sociale.

I DIPARTIMENTI

Come accedo alla pagina:

I Dipartimenti servono per raggruppare Dipendenti per reparti e gestire facilmente le Pianificazioni o Elaborare le Presenze: ad es. vengono usati i Dipartimenti “Amministrazione", “CED", “Magazzino",... 

 

Cliccare su  in alto a destra e si compilano il Nome, il Direttore e la Sede di competenza del Dipartimento.

I CLIENTI

Come accedo alla pagina:

AGGIUNGERE UTENTI

Per aggiungere un Nuovo Dipendente, cliccare sul pulsante blu in alto a destra “Aggiungi Dipendente".

Per visualizzare o modificare i dettagli di un dipendente cliccare su  .

Nella Pagina dell’inserimento e visualizzazione dei dati del Dipendenti ci sono n.3 schede:

Nello specifico:

  • Dati Anagrafici: sono contenuti il Nome, Cognome, email, Data Di Nascita, ecc.
  • Dati lavorativi: sono contenuti i dati relativi al contratto e alle regole della condotta lavorativia specifiche per il Dipendente (ad es. flessibilità, parametri sugli straordinari, ecc..)
  • Residuo: contiene i contatori delle ferie spettanti residue, dei permessi, della banca ore,…

DATI ANAGRAFICI

In questa sezione si specificano i dati Anagrafici del Dipendente, la lingua di visualizzazione, se fa parte di un'azienda esterna e un eventuale Riferimento ( es. IT, UK, SI ecc. )

L’unico campo obbligatorio è il Cognome.

 

L’indirizzo email corrisponde al nome dell’account del dipendente con cui può accedere alla piattaforma. Se viene inserito l’email, dopo il salvataggio il dipendente riceverà automaticamente una mail con un link tramite il cui potrà scegliersi la password (attenzione: la password deve essere scelta entro 48 ore; dopo questo termine l’amministratore deve generare una nuova password.

Per generare una NUOVA PASSWORD al Dipendente, basta cliccare sul pulsante  in alto a destra.

DATI LAVORATIVI

I Dati Lavorativi si dividono logicamente in 3 sezioni relative ai:

  • dati contrattuali utilizzati anche per l’export dei dati
  • ai parametri relativi alla gestione delle presenze
  • ai parametri identificativi e di raggruppamento

Dati contrattuali

  • Attivo: permette di disattivare un dipendente che non è più presente in azienda
  • Matricola: è il numero di matricola (usato dal commercialista o dal reparto Gestione Paghe e Personale) per registrare le presenze
  • Qualifica: è un dato interno aziendale, che corrisponde al tipo di qualifica del dipendente
  • Livello: è un dato interno aziendale, che corrisponde al livello contrattuale del dipendente
  • Contratto: è un parametro obbligatorio e va attribuito scegliendo tra quelli specificati in Contratti (si veda il Cap. 2 I contratti)
  • Gli ultimi quattro campi Data AssunzioneData scadenza contrattoCodice INPS e Codice INAIL possono venir utilizzate per effettuare ricerche o per essere inseriti nei report delle presenze dei dipendenti

Parametri per la gestione delle presenze

 

  • Straordinari: spuntando questo flag, si “permette" al Dipendente di poter fare straordinari; se questo flag non è settato, qualora il dipendente svolge delle prestazioni straordinarie, queste non verranno conteggiate nell’elaborazione delle presenze. Ad esempio se un dipendente ha pianificato 8 ore lavorative per un determinato giorno e lavora e 8:45 e questo flag non è spuntato, verranno conteggiate solo 8 ore lavorative.
  • Straordinari - Range minimo minuti: questo parametro imposta il tempo minimo di lavoro eccedente, affinché sia considerato straordinario. Ad esempio se viene impostato a 15 minuti e un dipendente lavora 13 minuti, non verrà conteggiato nessun straordinario.
  • Arrotondamento straordinari: specifica i minuti per l’arrotondamento per difetto da conteggiare per gli straordinari. Ad esempio se questo viene impostato a 5 e un dipendente lavora 23 minuti in più rispetto l’orario standard, allora verrà considerato un lavoro straordinario di 20 minuti (viene arrotondato ai 5 minuti precedenti).
  • Flessibilità giornaliera: rappresenta il numero di minuti con cui si può iniziare a lavorare in ritardo e finire in ritardo rispetto al proprio turno; ad esempio con una Flessibilità giornaliera di 60 minuti, un dipendente può iniziare a lavorare dalle 8.00 alle 9.00 e finire dalle 17.00 alle 18.00; in questa sezione si parametrizza la Flessibilità giornaliera aziendale, questo parametro può comunque essere personalizzato per ogni singolo dipendente
  • Credito massimo flessibilità mensile: rappresenta il numero massimo di minuti di credito banca ore che un dipendente può cumulare in un mese
  • Debito massimo flessibilità mensile: rappresenta il numero massimo di minuti di debito banca ore che un dipendente può cumulare in un mese
  • Massimo minuti senza pausa: specifica il numero massimo di minuti che un dipendente può lavorare ininterrottamente. Passato questo intervallo di tempo (ad esempio 7:15 ore ovvero 135 minuti, viene generata una pausa “virtuale" di 30 minuti come e il dipendente viene avvisato

Parametri per la gestione del dipendente

  • Dipartimenti: permette di associare un dipartimento ad un dipendente
  • Sede*: permette di selezionare la sede dove lavora il dipendente
  • Badge: permette di associare uno o più badge al dipendente
  • Riconoscimento Automatico Turno: permette di impostare il riconoscimento automatico del turno lavorativo del singolo dipendente
  • Condiviso: permette di condividere il dipendente con l'account "padre" ( se presente )
  • Access Roles: specifica i privilegi che sono stati attribuiti al dipendente ( possono essere modificati solo da un amministratore )

RESIDUO

In questa sezione si possono inserire manualmente i residui delle ferie e della banca ore dell’anno fiscale precedente.

NOTA 1: I residui sono specificati in minuti.

NOTA 2: I residui vengono usati per i conteggi dei residui mensili (si veda Gestione Presenze - > Riepilogo Mensile)

Pulsanti di gestione dei dipendenti

Nella pagina di visualizzazione dei Dipendenti vengono visualizzata la tabella con l’elenco dei Dipendenti, visualizzando alcune informazioni" Nome, Cognome, Email, Qualifica, Dipartimento, Sede, Progressivo badge) e delle ICONE, ovvero dei pulsanti sulla destra:

 

Le funzionalità delle icone sono le seguenti:

 Cliccando su questa icona si visualizzano le PRESENZE del Dipendente

 Cliccando su questa icona si visualizza il CALENDARIO PIANIFICATO del Dipendente

 Cliccando su questa icona si entra nella pagina dei DETTAGLI del Dipendente (le tre schede 'Dati anagrafici’, 'Dati lavorativi’ e 'Residuo’) dove si possono visualizzare e modificare i dati 

BADGE

Come accedo alla pagina:

  • Si va in “ADMIN" –> “UTENTI"–> “BADGE"

oppure facendo click https://panel.smart-tap.it/badge

Nella pagina Badge si gestiscono gli ID associati ai singoli utenti. 


Le funzionalità delle icone sono le seguenti:

Cliccando su questa icona si assegna un admin badge all'utente desiderato. Dopo l'assegnazione l'icona diventerà 

Cliccando su questa icona si entra nella pagina dei DETTAGLI badge.

 Cliccando su questa icona si DISSASEGNA il badge che può essere assegnato ad un nuovo dipendente.

Cliccando su questa icona si ANNULLA il badge che non potrà essere nuovamente riutilizzato. 

AGGIUNTA/MODIFICA BADGE

Per aggiungere un nuovo badge cliccare sull'icona  . Per modificare un badge cliccare sull'icona .

  • Uid: è l'identificativo univoco di ogni badge ( RFID )
  • Stato:  permette di selezionare lo stato del badge ( es.consegnato )
  • Admin badge : permette di impostare il badge come badge amministratore
  • Data produzione: si può specificare quando è stato prodotto il badge 
  • Data emissione: si può specificare quando è stato emesso il badge
  • Progressivo: è il numero progressivo che va assegnato ad ogni dipendente
  • Codice: è l'identificativo generico ( es. barcode )

I TURNI

Come accedo alla pagina:

  • Cliccando dal Cruscotto sull’icona 
  • Si va in “CALENDARIO" –> “CALENDARIO TURNI" -> “TURNI"
  • Oppure facendo click su http://panel.smart-tap.it/turno


  • I Turni definiscono lo schema orario lavorativo settimanale. I Turni vengono utilizzati per fare le pianificazioni settimanali e mensili. Si può definire un numero illimitato di Turni.
  • Per modificare i parametri del Turno cliccare sull’icona , mentre per modificare lo Schema orario settimanale del turno cliccare su simbolo del calendario .
  • Per aggiungere un nuovo turno cliccare sul pulsante .

CREAZIONE DI UN NUOVO TURNO

Per aggiungere un nuovo turno cliccare sul pulsante .

  • Descrizione: la descrizione corrisponde anche al nome del Turno; si consiglia di usare delle descrizione mnemoniche e descrittive, ad esempio “Part-time mattina", “Part time pomeriggio", “Turno 9-15",…
  • Ordine: viene utilizzato per la rotazione dei turni tra dipendenti
  • Postazione predefinita: tipicamente un Turno è definito da un orario e da un’area/postazione (segreteria, magazzino,…) in cui un gruppo di dipendenti lavora. Si può scegliere la Postazione dalla lista che è stata precedentemente definita (si veda il Cap. 4)
  •  Oltre ai Parametri Aziendali e ai dati lavorativi, si possono definire anche i paramateri per la gestione delle presenze (MIA, MIR,…, flessibilità) anche a livello di Turno.

Dopo aver creato un Turno si viene rimandati nella pagina con l’elenco dei Turni. A questo punto si può aggiungere o modificare lo schema orario settimanale cliccando sul simbolo calendario .

Per definire lo schema orario basta trascinare (tenendo premuto il nasto sinitro del mouse) i TIPI PERIODO sulla destra in alto sul Calendario settimanale. Una volta posizionato su uno slot temporale del Calendario, il TIPO PERIODO (ad es. lavoro) può essere spostato o allargato (posizionandosi sul bordo inferiore:

Si può modificare anche manualmente l’orario di un singolo slot temporale. Facendo sopra di esso un click si apre la seguente finestra di dialogo e specificando l’Ora inizio e l’Ora fine.

Tramite questa finestra di dialogo è inoltre possibile specificare dei parametri specifici di tolleranza (MIA, MIR,…) per un singolo time slot temporale. Questo può essere utile per gestire particolare periodi, come ad esempio una gestione particolare delle pause. Ad esempio si potrebbe specificare che una persona non può iniziare una pausa pranzo in anticipo (MIA=0), ma può iniziare in ritardo (mettendo ad es. MIR=15 min), ma che non può finire la pausa pranzo pria della sua fine effettiva (MUA=0).

GESTIONE PAUSA PRANZO

L'amministratore del sistema può gestire la pausa pranzo in due modi:

  • TURNO UNICO - impostando un unico periodo lavorativo ( es. 08:00-17:00 ) e mettendo come pausa pranzo obbligatoria es. 1 ora. Per impostare la pausa pranzo  obbligatoria si deve aprire la pagina turni e modificare o aggiungere un nuovo turno.
    Nel caso si utilizzi questa impostazione il dipendente non deve timbrare l'uscita.

  • TURNO NORMALE - impostando due periodi lavorativi ( es. 08:00-13:00  e 14:00-17:00 ) ed un turno pausa pranzo di 1 ora ( es. 13:00-14:00 )

I PARAMETRI PERIODO

Si va in “ADMIN" e nel menù sulla sinistra si clicca su “PARAMETRI PERIODO".

Questa sezione contiene 4 voci:

  • Tipi periodo: tramite questa voce si possono specificare i “tipi di periodo" o “tipi di slot temporali" che possono essere usati per la definizione dei Turni e della pianificazione.  I Tipi di periodo vengono visualizzati sia in TURNI che in PIANIFICAZIONE in alto a destra nelle rispettive pagina rappresentati da un rettangolo colorato, il quale può essere trascinato sul Calendario. Ad esempio possono essere Tipi di Periodo: Ferie, Permesso Breve, Recupero, Malattia, …
  • Giustificativo: tramite questo menù si possono definire i giustificativi di presenza e assenza. Ad esempio: presenza ordinaria, assenza per malattia, assenza per maternità, permesso per allattamento,…
  • Tipo Giustificativo: questa tabella è di sistema e tipicamente non viene modificata; contiene la definizione dei tipi di giustificativo. Ad esempio: presenza normale, eccedenza straordinaria, eccedenza banca ore, assenza retribuita, …
  • Causali: tramite questa pagina si possono gestire le causali di ingresso/uscita che possono essere scelte dal dipendente sui Timbratori al momento della timbratura.

TIPI PERIODO

Come accedo alla pagina:

I tipi periodo servono per la definizione dei Turni e della pianificazione. Per aggiungere un nuovo periodo bisogna fare click sul pulsante .

  • Descrizione – breve descrizione del tipo periodo ( es. Permesso )
  • Colore – si può scegliere un colore che verrà poi visualizzato nella definizione dei turni e in pianificazione
  • Tipologia – consente di specificare se il periodo e da considerarsi come Assenza o Presenza
  • Minuti minimi straordinari – sono i minuti minimi che il dipendente deve lavorare prima che sia considerato straordinario
  • Straordinari – consente di abilitare gli straordinari
  • Giustificativo – consente di scegliere il giustificativo più appropriato

GIUSTIFICATIVO

Come accedo alla pagina:

NUOVO GIUSTIFICATIVO

I Giustificativi servono per definire la causale della presenza o assenza.  Per aggiungere un nuovo giustificativo fare click sul pulsante.

  • Codice – consente di specificare un codice che sarà associato al giustificativo 
  • Codice Exp–  codice di export per il sistema gestionale
  • Descrizione – breve descrizione del giustificativo ( es. Presenza ordinaria )
  • Tipo giustificativo – consente di scegliere tra i vari tipi di giustificativi
  • Contratti – consente di scegliere il contratto a cui verrà associato
  • Accumulo crediti mensili – consente di specificare il numero massimo di minuti di credito banca ore maturabili in un mese
  • Accumulo crediti annuali – consente di specificare il numero massimo di minuti di credito banca ore maturabili in un mese 

TIPI GIUSTIFICATIVO

Come accedo alla pagina:

Questa tabella è di sistema e tipicamente non viene modificata; contiene la definizione dei tipi di giustificativo. Ad esempio: presenza normale, eccedenza straordinaria, eccedenza banca ore, assenza retribuita, …

CAUSALI

Come accedo alla pagina:

PIANIFICARE I TURNI LAVORATIVI 

Come accedo alla pagina:

Una volta che si sono definiti i Turni, questi si possono pianificare per ciascun dipendente sul calendario solare. Pertanto “pianificare" significa definire i Turni per ciascun Dipendente in un intervallo temporale (con una data di inizio e una di fine).

Una volta entrati compare una pagina contenente il Calendario (si può selezionare di visualizzare il calendario del giorno, della settimana o del mese), mentre sulla parte destra ci sono tre menù a tendina che consentono di scegliere il Turno, il Tipo di Periodo e l’Utente.

 

Per Pianificare un Turno bisogna cliccare sul menù Utenti per selezionare un Dipartimento. Una volta scelto il Dipartimento, subito sotto viene visualizzata la lista dei Dipendenti di quel Dipartimento. I Dipendenti segnati in rosso non hanno un turno pianificato per il periodo visualizzato, mentre quelli in verde sì.

Per aggiungere o modificare la pianificazione di un Dipendente fare un click sul nome Dipendente.

Una volta che si è selezionato il Dipendente scegliere il Turno dal relativo menù.

Sul Calendario verrà visualizzato in trasparenza lo schema del turno scelto.

 

Per assegnare il Turno fare doppio-click sul nome del Dipendente.

Scegliere se abbinare solo il periodo visualizzato (ad esempio la settimana) oppure specificare un intervallo di date e poi cliccare sul pulsante Associa.

Un turno può essere sostituito oppure si può aggiungere un secondo turno: ad esempio, si può abbinare ad un Dipendente il turno “Mattina" dalle 08.00-12.00 e poi nelle settimane dispari aggiungere anche un turno pomeridiano dalle 13.00-17.00.

Una volta che sì è definito un Turno ad un Dipendente, si possono pianificare sul calendario diversi tipi di periodo di assenza o presenza. Ad esempio si possono pianificare, ad esempio:

-  Periodi di presenza aggiuntivi:  straordinari o recuperi

-  Periodi di assenza: permessi, ferie, riposi,…

Per aggiungere ad esempio un permesso, selezionarlo tramite il relativo menù

 

 

E poi trascinarlo sul giorno e orario desiderato

 

PIANIFICAZIONE FERIE

Come accedo alla pagina:

PIANIFICAZIONE AMMINISTRATIVA

L'amministratore del sistema può assegnare le ferie in due modi:

  • in pianificazione ferie, scegliere il dipendente desiderato e facendo click sull'icona  corrispondente al giorno desiderato
  • in calendario turni, pianificazione; scegliere il dipendente desiderato, il giorno e sostituire o aggiungere trascinando il tipo periodo: Ferie

PIANIFICAZIONE DA PARTE DEL DIPENDENTE

Il dipendente ha facoltà di richiedere le ferie, che dovranno essere confermate dall'amministratore del sistema. 

Il procedimento è analogo a quello dell'amministratore; il dipendente deve andare in pianificazione ferie, e fare click sull'icona  corrispondente al giorno desiderato. Verrà visualizzata un icona  per segnalare che le ferie devono essere ancora approvate. Dopo l'approvazione delle ferie verrà visualizzata l'icona  e il dipendente riceverà una e-mail di conferma.

INATTIVITA' E CONGEDO

Come accedo alla pagina:

  • Si va in “CALENDARIO" –> “INATTIVITA' E CONGEDO"

oppure facendo click su https://panel.smart-tap.it/turno/calendarioCongedo

In questa scheda l'amministratore ha la facoltà di impostare un periodo di inatività per il singolo utente.

Bisogna selezionare il dipartimento, l'utente , il periodo di riferimento e dopo fare click sul tasto Imposta Periodo. 


LE TIMBRATURE

Come accedo alla pagina:

Una volta aperta la pagina si può cercare i dati desiderati scegliendo la data di inizio e di fine delle timbrature, l’utente  e la postazione. Se si lasciano vuoti gli ultimi due campi verranno visualizzati tutti gli utenti e tutte le postazioni.  Facendo click su tasto Excel ( icona verde ) si possono esportare le timbrature cercate in formato XLS.

Facendo click sull'icona si possono aggiungere eventuali note alle timbrature. 

AGGIUNTA DELLE TIMBRATURE

Selezionando l'utente/dipendente viene visualizzato l'icona aggiuntiva:  che permette l'inserimento di una timbratura. Bisogna specificare la data, l'ora, il tipo di timbratura ( ingresso/uscita ) ed eventualmente il timbratore ( es. sede )

VISUALIZZAZIONE E GESTIONE DELLE PRESENZE

TAP&GO consente di visualizzare diverse viste sui dati delle presenze dei Dipendenti.

 

  • Presenze Dipendenti : presenze mensili del singolo dipendente
  • Presenze Giornaliere : lista delle presenze di uno specifico giorno di tutti i dipendenti
  • Presenze Mensili : visualizzazione delle presenze di tutti i dipendenti (o di un dipartimento) tramite una tabella sinottica
  • Lista Presenti : Viene visualizzata la Lista dei Dipendenti attualmente presenti nello stabile

PRESENZE DIPENDENTE

Come accedo alla pagina:

Una volta aperta la pagina si può cercare i dati desiderati scegliendo l’anno, il mese e il dipendente. Se si lasciano vuoti gli ultimi due campi verranno visualizzati tutti gli utenti e tutte le postazioni.  Cliccando su tasto Presenze si possono esportare le presenze cercate. Cliccando sul tasto Timbrature si possono esportare le timbrature cercate. Facendo click sul tasto Valida tutti si validano tutte le presenze del mese.

Nella scheda presenze vengono visualizzate:

stato - Se è presente una matita  non ci sono anomalie, se è presente una mano con il pollice rivolto in giù   ce un’anomalia che va corretta selezionando la matita sulla destra ( vedi modifica presenze/timbrature )

  • ore pianificate :  Sono le ore che sono state pianificate nei turni
  • ore lavorate : Sono le ore effettivamente lavorate
  • ore retribuite : Sono le ore che verranno retribuite al dipendente
  • ore straordinari : In questa casella vengono visualizzati i minuti del lavoro straordinario
  • ore permesso : Sono visualizzate le eventuali ore di permesso
  • ore recupero :
  • ore riposo :
  • ore ferie : In questa casella sono visualizzate le eventuali ore di ferie
  • ore assenza : In questa casella  sono visualizzate le ore di assenza che non sono state pianificate

banca ore credito : Se impostato nei parametri aziendali tutte le ore eccedenti vanno automaticamente conteggiate come banca ore credito

banca ore debito : Se impostato nei  parametri aziendali tutte le ore di assenza vanno automaticamente conteggiate come banca ore debito

  Le funzionalità delle icone sono le seguenti:

Cliccando su questa icona si Validano le presenze per ogni specifico giorno

Cliccando su questa icona si Visualizza il CALENDARIO PIANIFICATO del Dipendente

 Cliccando su questa icona si entra nella pagina dei DETTAGLI delle dove si possono visualizzare e modificare i dati ( Giustificativo assenze, eccedenze ecc. )

MODIFICA PRESENZE/TIMBRATURE

IMPORTANTE Tutte le modifiche apportate in questa sezione devono essere convalidate da un Amministratore.

Facendo click sulla matita posta sulla destra si entra nel menu DETTAGLI delle presenze/timbrature. Nell’esempio sotto riportato il sistema è stato configurato in modo da riconoscere in automatico le ore di assenza come “Assenza Banca ore". L’utente può modificare questa voce in due modi: aprendo il menu a tendina o eliminando la voce e crearne una nuova cliccando sul pulsante .

  • Per aggiungere una timbratura bisogna inserire l’orario della timbratura, il verso ( ingresso o uscita ) e il timbratore ( questa voce può rimanere anche vuota ma è consigliabile selezionare il timbratore che viene utilizzato di solito ) per concludere l’operazione cliccare sul pulsante 
  • Per disattivare ( o riabilitare ) una timbratura posizionare il cursore del mouse sulla timbratura desiderata. Verrà visualizzata un icona verdenel caso si voglia abilitare una timbratura e un’icona rossanel caso si voglia disabilitare una timbratura. 

Note

Per visualizzare le note delle singole timbrature posizionare il cursore del mouse sulla timbratura desiderata.

Si può aggiungere una nota giornaliera digitando nell'apposita casella di testo e facendo click su salva. 

ELABORAZIONE/VALIDAZIONE PRESENZE

Cliccando su questa icona  si valida una singola timbratura. Dopo la validazione l’icona diventerà verde  

Per validare tutte le timbrature cliccare sul tasto  

Cliccare sull'icona  per rielaborare le timbrature e le modifiche che si è apportato a posteriori ( es. cambio turno ) di una determinata giornata.

PRESENZE GIORNALIERE

Come accedo alla pagina:

Selezionando la data e facendo click su Visualizza vengono visualizzate tutte le presenze dei dipendenti.  Con il pulsante Valida tutti è possibile validarle.

 

PRESENZE MENSILI

Come accedo alla pagina:

Una volta aperta la pagina si può cercare i dati desiderati scegliendo l’anno, il mese e il dipartimento. Facendo click su tasto Presenze si possono esportare le presenze cercate.

La prima tabella visualizzata è la tabella semplificata che riepiloga in modo sintetico tutte le ore lavorate ( ordinarie e straordinarie ). Per visualizzare maggiori dettagli fare click sulla scheda Tabella estesa.

LISTA PRESENTI

Come accedo alla pagina:

Nella pagina vengono visualizzati i dipendenti che sono presenti in azienda ( che non hanno ancora timbrato l’uscita ). Selezionando la postazione si possono filtrare i dati.

Facendo click sull'icona  si può esportare la lista dei presenti.

GESTIONE ANOMALIE

Come accedo alla pagina:

Nella pagina vengono visualizzate tutte le anomalie, che possono essere di quattro tipi:

  • timbrature errate
  • assenze giornaliere senza giustificativo
  • assenze parziali
  •  eccedenze senza giustificativo

L'utente può filtrare la ricerca per periodo, per dipendente ed inoltre può selezionare la casella Assenze totali che visualizza solo le assenze dove non è stata fatta neanche una timbratura.  

Facendo click sull'icona  si può aggiungere una timbratura

Facendo click sull'icona  si può assegnare una malattia.

Facendo click sull'icona  si può assegnare le ferie

Facendo click sull'icona  si apre il menu dettaglio timbrature

LISTA ASSENTI

Come accedo alla pagina:

Nella pagina vengono visualizzati i dipendenti che sono non sono presenti in azienda . L'assenza può essere di diversi tipi:

  • Pianificata: ferie, permesso, missione ecc.
  • Non pianificata: malattia, mancata timbratura, assenza ingiustificata ecc.

Selezionando la postazione si possono filtrare i dati per postazione. La presente pagina consente di segnare velocemente i motivi dell'assenza.

Facendo click sull'icona  si può aggiungere una timbratura

Facendo click sull'icona  si può assegnare una malattia.

Facendo click sull'icona  si può assegnare le ferie

Facendo click sull'icona  si può esportare la lista dei presenti.

 

LINEE GUIDA PER LA GESTIONE DEI DATI DELLE PRESENZE

Le attività tipiche che il responsabile del personale deve gestire:

1. aggiunta / correzione timbrature:

    1.1 Aggiunta timbrature tramite "Timbrature" o " Lista Assenti" (adatto in particolare per gestire subito le timrbature per i dipendenti che si sono dimenticati un badge)

 Si va in  “CALENDARIO" –> “TIMBRATURE" oppure facendo click su http://panel.smart-tap.it/timbratura. Si seleziona l'utente/dipendente e si fa click sul pulsante aggiungi. Si aprirà una nuova finestra dove sarà possibile scegliere il tipo di timbratura ( ingresso/uscita ), la data, l'ora ed anche il timbratore ( es. sede ). Per maggiori informazioni vedere il capitolo sulle timbrature

  1.2 Tramite la pagina Gestione Anomalie o le altre pagine di visualizzazione delle Presenze (Dettaglio timbratura)

  Si va in  “CALENDARIO" –> “PRESENZE" –> “GESTIONE ANOMALIE" oppure facendo click su http://panel.smart-tap.it/presenze/anomalie.  Per maggiori informazioni vedere il capitolo sulle GESTIONE ANOMALIE

2. Gestire le anomalie delle timbrature:

    Le anomalie sono delle presenze da correggere e possono essere di quattro tipi:

  • timbrature errate
  • assenze giornaliere senza giustificativo
  • assenze parziali
  •  eccedenze senza giustificativo 

Si va in  “CALENDARIO" –> “PRESENZE" –> “GESTIONE ANOMALIE" oppure facendo click su http://panel.smart-tap.it/presenze/anomalie.  Per maggiori informazioni vedere il capitolo sulla GESTIONE ANOMALIE

3. Gestire le assenze
3.1 Ferie 
3.2 Permessi
3.3 Malattia 
3.4 Altri tipi di assenza: cambiare il giustificativo,... , lavoro fuori sede
4. Gestire la banca ore e/o gli straordinari
5. Validare le presenze

La validazione chiude il mese e permette l'esportazione delle presenze per inviarle allo studio paghe, vengono inoltre aggiornati i contatori delle ferie, permessi,...

Per validare le presenze si va in Si va in  “CALENDARIO" –> “PRESENZE" –> “PRESENZE DIPENDENTE" oppure facendo click su https://panel.smart-tap.it/presenze.  Per maggiori informazioni vedere il capitolo sulla PRESENZE DIPENDENTE.

GLOSSARIO

MAX MINUTI INGRESSO ANTICIPATO

Definisce l'intervallo temporale entro il quale si può iniziare a lavorare prima dell'inizio del turno (periodo).

Se un dipendente genera una timbratura in un orario precedente Inizio del Turno, verrà arrotondato all'istante OraInizioTurno - MIA. Ad esempio se un Turno inizia alle 08.30 e MIA=15, tutti gli ingressi prima delle 08.15 verranno registrati con Ingressi alle 08,15, mentre tutti gli ingressi effettuati dalle 08.15 alle 08.30 verranno registrate con il tempo effettivo (ad es. 08.23).

Questo genererà una presenza di T minuti che potrà essere usata per:

a) Flessibilità: uscire in anticipo di T minuti (solo se il dipendente può usare la flessibilità e se T< max flessibilità giornaliera )

b) Riportare dei minuti di lavoro eccedente: che può essere di Credito o di Lavoro Straordinario

MAX MINUTI INGRESSO RITARDATO

Definisce l'intervallo temporale entro il quale si può iniziare a lavorare (in ritardo) dopo l'inizio del turno (periodo) senza incorrere in assenze ingiustificate.

Se un dipendente genera una timbratura in un orario antecedente all'Inizio del Turno, verrà arrotondato all'istante OraInizioTurno. Ad esempio se un Turno inizia alle 08.30 e MIR=10, tutti gli ingressi prima delle 08.40 verranno registrati con Ingressi alle 08,30, mentre tutti gli ingressi effettuati dopo le 08.40 genereranno un'assenza di T minuti che potrà essere usata per:

a) Flessibilità: uscire in ritardo di T minuti (solo se il dipendente può usare la flessibilità e max flessibilità giornaliera > T)

b) Riportare dei minuti di assenza: che può essere di Debito, di Assenza Non Giustificata oppure di Assenza Giustificata (ad es. il dipendente si prende 30 min. di ferie)

MAX MINUTI USCITA ANTICIPATA

Definisce l'intervallo temporale entro il quale si può finire di lavorare (in anticipo) prima della fine del turno (periodo) senza incorrere in assenze ingiustificate.

Se un dipendente genera una timbratura in questo intervallo temporale, l'ora di timbratura verrà arrotondata all'istante OraFineTurno. Ad esempio se un Turno finisce alle 18.30 e MUA=10, tutte le uscite tra le 18.20 e le 18.30 verranno registrate con Uscita alle 18,30

L'ARROTONDAMENTO è un parametro modificabile per il Turno (ovvero Periodo) ed è in generale un valore di default specificato per l'Azienda.

Noi consideriamo l'Arrotondamento in Eccesso (AEC) espresso in frazioni di minuti (ad es. 15).

Se un Turno ha un AEC>0, allora tutte le timbrature effettuate durante l'orario di lavoro nel periodo [Inizio turno + MIR, FIneTurno - MUA ] sono arrotondate per eccesso in base alla formula OraTimbratura=ArrotondaEccesso(OraTimbratura, AEC)

Ad esempio,

se AEC=15 min , Ora Inzio Turno = 08.30, MIR=10

se OraTimbratura=8.42 allora OraTimbratura=ArrotondaEccesso(8.42, 15) = 8.45

se OraTimbratura=8.46 allora OraTimbratura=ArrotondaEccesso(8.46, 15) = 9.00

STRAORDINARI 

Per ogni turno è possibile specificare i seguenti due parametri:

MIN.STR = minimo minuti di presenza per considerare lavoro straordinario

ARR.STR = arrotondamento per conteggio minuti di lavoro straordinario

Es.1 MIN.STR=20 e ARR.STR=-5

18 min. di lavoro extra non genera straordinari

22 min. genera 20 min. di straordinario

28 min genera 25 min. di straordinario

Es.2 MIN.STR=20 e ARR.STR=+5

22 min. genera 25 min. di straordinario

FLESSIBILITA'

La flessibilità oraria giornaliera dà la possibilità al dipendente di posticipare l'inizio del turno, posticipando anche l'uscita. E' possibile specificare anche la flessibilità all'interno del singolo periodo (turno o pianificazione settimanale), in questo caso la flessibilità si applica solo entro il periodo di riferimento (es. se il dipendente entra mezz'ora dopo, deve effettuare la pausa pranzo mezz'ora dopo).